Privacyverklaring voor Buddy

Buddy is de ledenomgeving van BuddyBoekhouders. Hier lees je welke persoonsgegevens we gebruiken, waarom we dat doen en welke keuzes je hebt.

Wie is verantwoordelijk?

Buddy Boekhouders (vof), Petrus Aemiliusstraat 71, 8307 BC Ens, KvK 95365168, is verantwoordelijk voor deze verwerking. Voor vragen of verzoeken kun je mailen naar info@buddyboekhouders.com.

Welke gegevens gebruiken we?

• Account en lidmaatschap. We gebruiken je naam, inlogmail, accountstatus en rol om je uit te nodigen, toegang te geven en het lidmaatschap te beheren. Bij de overstap van Huddle kunnen we je voornaam, achternaam en e-mailadres uit onze Huddle-ledenlijst overnemen. Bij aanmelding kunnen we contact- en bedrijfsgegevens uit onze administratie in Moneybird gebruiken om gegevens aan te vullen of te controleren. We verwerken die gegevens om je lidmaatschap voor te bereiden en uit te voeren.
• Profiel en community. Je profiel kan onder andere je naam, foto, bedrijfsnaam, vakgebied, regio en website bevatten. Via Mijn profiel bepaal je of andere leden je profiel en je contactgegevens mogen zien. We vragen je mobiele nummer voor de WhatsApp-community. Als je in WhatsApp deelneemt, kan je nummer zichtbaar zijn volgens de instellingen van WhatsApp en de groep. Als je ervoor kiest je verjaardag te delen, zien leden de dag en maand. Bij een bijdrage aan de kennisbank bewaren en tonen we de naam waaronder je de bijdrage plaatste. Die bijdrage kan zichtbaar blijven als je je profiel verbergt. We bieden deze functies aan als onderdeel van het lidmaatschap.
• Workshops en opnames. We gebruiken inschrijvingen, deelnamegegevens en eventuele antwoorden en feedback om bijeenkomsten te organiseren, je te informeren en workshops te verbeteren. Voor het organiseren en leveren van workshops baseren we ons op het lidmaatschap. Het terugkijken van geselecteerde workshops is een ledenvoorziening. Informatie over het maken en delen van een opname hoort bij de betreffende workshop. Heb je een vraag over herkenbaar in beeld of geluid komen of over het gebruik van een opname? Neem dan contact met ons op. Bestanden die in Buddy zijn geüpload, zijn afgeschermd op basis van toegangsrechten. Bij externe links gelden ook de deelinstellingen van de betreffende dienst.
• Ondersteuning. Als je Hulp & feedback gebruikt, verwerken we je naam, inlogmail en bericht om te reageren. Het bericht wordt in Buddy opgeslagen en ook per e-mail verwerkt. We helpen je zo bij het gebruik van je lidmaatschap.
• Beveiliging. We verwerken inlog- en beheeractiviteiten en technische gegevens voor sessies, misbruikpreventie en onderzoek naar incidenten. Ons gerechtvaardigd belang is het beschermen van de ledenomgeving en de gegevens die erin staan. We gebruiken functionele cookies om je ingelogd te houden en de inlogcontrole af te ronden.
• Administratie. We verwerken waar nodig contact- en bedrijfsgegevens voor facturen en administratie. Dit doen we om je lidmaatschap uit te voeren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Met wie delen we gegevens?

Bevoegde beheerders krijgen toegang voor zover die nodig is voor hun taak. Leden zien de gegevens die je deelt via je profiel of via een bijdrage. We gebruiken Cloudflare voor de website en opslag, SMTP2GO voor e-mail, Moneybird voor administratie, Microsoft Teams voor online workshops en WhatsApp voor de community. Tijdens de overstap gebruiken we Huddle als bron van bestaande ledengegevens.

Bij gebruik van deze diensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Waar de AVG dat vereist, moet een doorgifte zijn gebaseerd op een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen. Wil je weten wat voor een specifieke dienst van toepassing is of een kopie van de relevante waarborgen opvragen? Mail ons via het bovenstaande adres.

Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren account- en profielgegevens zolang we ze nodig hebben voor je lidmaatschap. Bij vertrek trekken we de toegang in en verbergen we je profiel. Gegevens kunnen in een archief blijven voor administratie, beveiliging of een openstaand geschil. Daarvoor gelden de wettelijke bewaarplicht of de duur waarin de gegevens voor dat doel nodig zijn. De afzonderlijke ingevulde kandidaatvragenlijst heeft een bewaartermijn van 90 dagen na het verlopen van de vragenlijstlink. Gegevens die al nodig zijn voor je account of administratie worden afzonderlijk bewaard.

We bewaren opnames zolang we deze als terugkijkmateriaal aanbieden, bijdragen zolang ze voor de kennisbank relevant zijn en ondersteunings- en beveiligingsgegevens zolang dat voor afhandeling en onderzoek nodig is. Een tijdelijke export voor de Huddle-overstap is alleen nodig tot de controle en verwerking van die overstap zijn afgerond. Gegevens kunnen daarna nog tijdelijk in afgeschermde herstelkopieën staan, totdat de betreffende kopieën verlopen.

Welke rechten heb je?

Je kunt om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van gegevens vragen, voor zover het recht op jouw situatie van toepassing is. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Als we jouw toestemming gebruiken, kun je die intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerking die vóór de intrekking rechtmatig plaatsvond.

Mail je verzoek naar info@buddyboekhouders.com. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen en reageren in beginsel binnen één maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.